Archiwizacja dokumentacji księgowej: okresy przechowywania i zasady niszczenia

Od czego zależy okres przechowywania dokumentacji księgowej

Jeden termin nie obejmuje całej dokumentacji firmowej. Większość dokumentów księgowych przechowuje się co najmniej 5 lat. Dokumentacja pracownicza ma terminy 10 lub 50 lat zależne od daty zatrudnienia, a dokumenty podatkowe podlegają nie tylko ustawie o rachunkowości, lecz także Ordynacji podatkowej.

Podstawą dokumentacji księgowej jest ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r., zwłaszcza rozdział 8 o ochronie danych. Art. 71 nakazuje przechowywać księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe w należyty sposób – z ochroną przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Terminy przechowywania wyznacza art. 74.

W praktyce przy każdej grupie dokumentów trzeba ustalić reżim prawny wyznaczający termin: ustawę o rachunkowości, Ordynację podatkową, przepisy emerytalno-rentowe i prawa pracy. Potem przyjmuje się najdłuższy obowiązujący termin. Inaczej firma zniszczy dokument potrzebny do wykazania uprawnień lub rozliczeń.

Przy ustalaniu okresu retencji należy też uwzględnić przepisy o ochronie danych osobowych, w tym RODO. Dotyczy to zwłaszcza dokumentacji zawierającej dane osobowe oraz powierzania archiwum podmiotowi zewnętrznemu.

Jak liczyć okresy przechowywania – rok obrotowy i data zatwierdzenia

Punktem odniesienia jest rok obrotowy: rok kalendarzowy albo inny okres 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany też do celów podatkowych. Rok obrotowy i jego zmiany określa statut bądź umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Księgi rachunkowe prowadzi się odrębnie dla każdego roku obrotowego; co do zasady otwiera się je na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy i zamyka na koniec każdego roku obrotowego.

Terminy z art. 74 liczy się od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu roku obrotowego, nie od daty wystawienia czy wpływu dokumentu. Przy zatwierdzonym rocznym sprawozdaniu finansowym bieg zaczyna się 1 stycznia roku następującego po roku jego zatwierdzenia. To dwa różne punkty startowe, które przy jednym roku obrotowym mogą wypaść w różnych latach.

Przykład: sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2024 zatwierdzone w 2025 r. – pięcioletni okres liczony według zasady dla zatwierdzonego sprawozdania biegnie od 1 stycznia 2026 r. Dla ksiąg rachunkowych za rok obrotowy 2024 termin liczony od 1 stycznia 2025 r.

W harmonogramie trzeba uwzględnić datę zamknięcia ksiąg. Księgi rachunkowe za 2024 rok zamyka się na 31 grudnia 2024 r. w terminie do 31 marca 2025 r.; to tzw. zamknięcie wstępne. Proces domyka zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Jeśli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, może połączyć księgi i sprawozdanie za ten okres z księgami i sprawozdaniem za rok następny. W razie zmiany roku obrotowego pierwszy rok po zmianie powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy. Wtedy daty graniczne ustala się indywidualnie, bo nie pokrywają się z podziałem na lata kalendarzowe.

Księgi rachunkowe, dowody księgowe i sprawozdania finansowe – co najmniej 5 lat

Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe trzeba trzymać minimum 5 lat (art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Bieg liczy się od 1 stycznia roku następującego po roku zatwierdzenia. Księgi rachunkowe mają 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 1).

Przepis różnicuje jednak dowody księgowe. Dowody dotyczące sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a nie pełne pięć lat od 1 stycznia po zakończeniu roku obrotowego. Porządkując archiwum, trzeba sprawdzić nie tylko rodzaj dokumentu, lecz także jego pozycję w art. 74.

W praktyce jeden segregator czy katalog „rok 2024” może zawierać dokumenty o różnych datach granicznych. Rozdzielenie dokumentów według okresów sprawozdawczych ułatwia ustalenie, które pozycje można wycofać, a które muszą zostać.

Karty wynagrodzeń pracowników przechowuje się przez okres wymaganego dostępu wynikający z przepisów o emeryturach i rentach oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat. Dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się 5 lat. Dla dowodów dotyczących sprzedaży detalicznej termin kończy się w dniu zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Porównanie okresów przechowywania dokumentów według kategorii

Dokumentacja pracownicza i płacowa – 10 lub 50 lat

Dokumentacja pracownicza ma własne terminy: 10 lub 50 lat w zależności od daty zatrudnienia pracownika. Niedotrzymanie terminów dla akt pracowniczych grozi karą grzywny, dlatego nie stosuje się tu skrótu „wszystko pięć lat”.

Karty wynagrodzeń pracowników mają inną podstawę – art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Przechowuje się je przez okres wymaganego dostępu do informacji wynikający z przepisów emerytalno-rentowych i podatkowych, nie krócej niż 5 lat. Termin może być znacznie dłuższy niż ustawowe minimum i zależy od tego, jak długo dane o zarobkach są potrzebne do ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych albo do rozliczeń podatkowych.

Dla każdego pracownika trzeba ustalić datę zatrudnienia i przypisać akta do właściwej grupy terminowej. W kartach wynagrodzeń należy zweryfikować, czy wymagany dostęp z przepisów emerytalno-rentowych i podatkowych już się zakończył. Brak takiej weryfikacji prowadzi do dwóch błędów: zniszczenia akt zbyt wcześnie albo przechowywania dokumentacji bezterminowo, bez podstawy prawnej.

Dla akt osobowych obowiązują terminy 10 lub 50 lat w zależności od daty zatrudnienia pracownika. Przy przypisywaniu akt do właściwej grupy terminowej ustala się datę zatrudnienia i sprawdza właściwe przepisy.

Dokumenty podatkowe – kiedy ustawa o rachunkowości to za mało

Część dokumentów firmowych podlega nie tylko ustawie o rachunkowości, lecz także Ordynacji podatkowej. Ustalając okres przechowywania, trzeba sprawdzić oba reżimy. Sam termin z art. 74 ustawy o rachunkowości nie wystarcza, by zniszczyć dokument związany z rozliczeniami podatkowymi.

Ordynacja podatkowa to odrębny reżim prawny dla dokumentów podatkowych. Zgodnie z art. 86 § 1 podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia zobowiązani są podatnicy lub płatnicy. Dla deklaracji i dokumentacji podatkowej okres przechowywania wyznacza więc przedawnienie zobowiązania podatkowego, a nie sam art. 74.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To inny punkt startowy niż w art. 74 ustawy o rachunkowości, gdzie bieg wyznacza koniec roku obrotowego.

Przykład: księgi podatkowe i inne dokumenty dotyczące rozliczenia podatku dochodowego za 2022 r. przechowuje się do końca 2028 r.

Termin przedawnienia, a więc i czas przechowywania dokumentacji podatkowej, wydłuża się, gdy jego bieg nie rozpocznie się – np. przy rozłożeniu zapłaty podatku na raty – zostanie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub przerwany, np. w wyniku ogłoszenia upadłości. Regulują to art. 70–70e Ordynacji podatkowej.

Przy każdej pozycji dokumentacji odnotuj, do jakiego roku i rozliczenia się odnosi, oraz sprawdź, czy nie podlega dodatkowo przepisom Ordynacji podatkowej. Zniszczenie zaplanuj dopiero po ustaleniu, że nie stoją temu na przeszkodzie również przepisy podatkowe.

Dokumenty podatkowe mają odrębny reżim przechowywania wynikający z Ordynacji podatkowej. Przy każdej pozycji trzeba ustalić, czy i przez jaki okres dokument jest potrzebny do rozliczeń podatkowych, i nie poprzestawać na terminie z ustawy o rachunkowości.

Przed zniszczeniem sprawdź, czy dokument nie jest potrzebny do bieżących rozliczeń lub spraw podatkowych. Jeśli toczą się takie sprawy, dokument może być jeszcze potrzebny.

Forma przechowywania: oryginał, nośnik elektroniczny i archiwum poza firmą

Art. 71 ustawy o rachunkowości wymaga przechowywania dokumentacji w należyty sposób, z ochroną przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy księgach komputerowych przepis wprost wymaga odpornych na awarie nośników danych i systematycznych kopii zapasowych przez cały okres przechowywania dokumentacji.

Formę przechowywania reguluje art. 73 ustawy. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co do zasady w oryginale, w podziale na okresy sprawozdawcze. Treść dowodów księgowych można przenieść na nośniki elektroniczne, jeśli zachowa się możliwość odtworzenia dowodu w postaci wydruku.

Wyjątki muszą pozostać w oryginale: dokumenty przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, dokumenty powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy oraz inne ważne dokumenty wskazane przez kierownika jednostki. Digitalizując archiwum, najpierw oznacz te pozycje, a potem skanuj resztę zbioru.

Art. 73 ust. 4 dopuszcza przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy, jeśli trafi do podmiotu świadczącego usługi przechowywania dokumentów. Powierzenie archiwum nie zwalnia z obowiązków z art. 71 – ochrona przed zmianami, uszkodzeniem i nieupoważnionym dostępem oraz kopie zapasowe są wymagane także wtedy, gdy dokumenty fizycznie znajdują się u usługodawcy.

Przy powierzaniu archiwum podmiotowi zewnętrznemu trzeba uregulować przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO. Okres retencji danych osobowych nie może być dłuższy niż wynikający z przepisów.

Niszczenie dokumentacji – kiedy można je przeprowadzić

Dokumenty można zniszczyć po upływie ustawowego okresu przechowywania, liczonego od końca roku. Porządkując archiwum w danym roku kalendarzowym, usuwa się pozycje, dla których okres upłynął już z końcem okresu ich wykorzystania. W 2026 r. można pozbyć się dokumentów, których ustawowy termin minął.

Terminy startują od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu roku obrotowego, a przy zatwierdzonym rocznym sprawozdaniu finansowym – od 1 stycznia roku następującego po roku zatwierdzenia. Dokumenty podatkowe podlegają dodatkowo Ordynacji podatkowej – art. 86 § 1 wiąże ich przechowywanie z przedawnieniem zobowiązania podatkowego. Zniszczenie wymaga więc uprzedniego przeglądu zbioru, a nie jednej daty dla całego archiwum.

Regularny przegląd i bezpieczne niszczenie po upływie terminów są lepsze niż porządkowanie przy kontroli. Wtedy zwykle brakuje czasu na weryfikację podstaw prawnych poszczególnych pozycji.

Niszczenie powinno pozostawić ślad: co zniszczono, z jakiego okresu sprawozdawczego, na jakiej podstawie uznano, że termin upłynął, kto zdecydował i jak dokumenty zutylizowano.

W 2026 r. można zniszczyć np. dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne za rok obrotowy 2020, dla których 5-letni termin upłynął z końcem 2025 r.

Przy niszczeniu dokumentacji warto kierować się wewnętrznymi procedurami firmy oraz odrębnymi przepisami, jeśli mają zastosowanie. Sposób dokumentowania zniszczenia warto ustalić w przyjętej procedurze.

Niedotrzymanie terminów dla akt pracowniczych może grozić karą grzywny.

Przed zniszczeniem sprawdź, czy dokument nie jest potrzebny do bieżących rozliczeń lub spraw podatkowych. Jeśli toczą się takie sprawy, dokument może być jeszcze potrzebny.

Praktyczny harmonogram archiwizacji i niszczenia w firmie

Harmonogram oprzyj na zamknięciu roku obrotowego. Po zamknięciu ksiąg i sporządzeniu sprawozdania finansowego znasz: dzień zamknięcia ksiąg na koniec roku obrotowego, datę zatwierdzenia sprawozdania oraz rok, od którego liczą się terminy z art. 74. Dokumenty porządkuje się w podziale na okresy sprawozdawcze, zgodnie z art. 73 ustawy o rachunkowości.

Wykaz dokumentów do zniszczenia prowadź jako rejestr z kolumnami: okres sprawozdawczy lub rok obrotowy, rodzaj dokumentu, podstawa prawna terminu (art. 74, art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, przepisy emerytalno-rentowe), zdarzenie rozpoczynające bieg terminu, data, po której dokument można zniszczyć, osoba odpowiedzialna. Rejestr pomaga też wychwycić pozycje wymagające oryginału oraz dokumenty wskazane przez kierownika jednostki do zachowania.

Rejestr uzupełniaj o dwa wyjątki, które psują proste liczenie: krótszy termin dla wybranych dowodów księgowych, np. dotyczących sprzedaży detalicznej, oraz dodatkowe wymogi wynikające z Ordynacji podatkowej i przepisów emerytalno-rentowych. Gdy jedna osoba odpowiada za przegląd i aktualizację wykazu, dokumenty nie są przechowywane „na wszelki wypadek”, co zajmuje miejsce i zaciera granicę między archiwum obowiązkowym a zbiorem zbędnym.

Rejestr uzupełnij o podstawy prawne wynikające z ustawy o rachunkowości, przepisów podatkowych i przepisów emerytalno-rentowych. Uwzględnij też RODO przy danych osobowych.

Proces archiwizacji i niszczenia dokumentacji księgowej

Checklista przed zniszczeniem dokumentów

Przed zniszczeniem partii dokumentów odpowiedz kolejno: (1) Jaki to dokument i do jakiego okresu sprawozdawczego lub roku obrotowego należy? (2) Która podstawa prawna wyznacza termin – przepisy ustawy o rachunkowości (art. 74), przepisy podatkowe, przepisy emerytalno-rentowe, przepisy o aktach pracowniczych? (3) Czy termin już upłynął, licząc od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu roku obrotowego albo – przy zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym – od 1 stycznia roku następującego po roku zatwierdzenia?

Następnie: (4) Czy dokument nie należy do kategorii, która musi pozostać w oryginale – przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów, innych ważnych dokumentów wskazanych przez kierownika jednostki? (5) Czy nie podlega dodatkowo art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, wiążącemu przechowywanie z przedawnieniem zobowiązania podatkowego?

(6) Czy dokumentację pracowniczą przypisano do właściwej grupy 10 lub 50 lat według daty zatrudnienia, a karty wynagrodzeń zweryfikowano pod kątem wymaganego dostępu z przepisów o emeryturach i rentach oraz podatkowych? (7) Czy zniszczenie jest bezpieczne i udokumentowane – z zapisem zakresu, podstawy, daty i sposobu zutylizowania?

Sprawdź, czy nie toczą się sprawy podatkowe, w których dokument może być jeszcze potrzebny. Sprawdź, czy dokumentacja nie podlega dodatkowym przepisom o przechowywaniu dokumentów, które wydłużają okres retencji. Pamiętaj o RODO przy danych osobowych.