Dokumentacja pracownicza: akta osobowe, ewidencje i okresy przechowywania

Co składa się na dokumentację pracowniczą

Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników – w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza to pojęcie szersze niż akta osobowe. Akta obejmują dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika i stanowią tylko jej część.

Na dokumentację pracowniczą składają się: dokumentacja osobowa – ewidencje (np. czasu pracy), kartoteki, rejestry i wykazy – oraz dokumentacja płacowa dotycząca wypłaconych wynagrodzeń. Do tej ostatniej zalicza się imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz np. oświadczenie pracownika o wypłacie wynagrodzenia w gotówce.

Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca niezależnie od formy działalności i liczby zatrudnionych. Zakłada się je i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Szczegółowe zasady gromadzenia i przechowywania dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) w sprawie dokumentacji pracowniczej, wydane na podstawie Kodeksu pracy.

Akta osobowe i ich pięć części

Akta osobowe składają się z pięciu części. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej część A obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Część D obejmuje dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach. Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

W części A gromadzi się m.in. wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Znajdą się tam też świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia. Obok nich trafiają dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy oraz świadectwo ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada kandydat. Część A obejmuje również skierowanie na badanie lekarskie i orzeczenie lekarskie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.

W części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Są to m.in. zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, zawiadomienia o ukaraniu oraz dokumentacja dotycząca pracy zdalnej.

Część B obejmuje też wnioski dotyczące nowych uprawnień – zmiany umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony, bardziej przewidywalnych warunków pracy, wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy na okres próbny za wypowiedzeniem czy elastycznej organizacji pracy.

Część C obejmuje dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia: oświadczenie o wypowiedzeniu, potwierdzenie wydania pracownikowi świadectwa pracy (lub jego sprostowania albo uzupełnienia) oraz umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Część D służy dokumentom o odpowiedzialności porządkowej i odpowiedzialności wynikającej z innych przepisów, a część E – dokumentom związanym z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Pięć części akt osobowych

Jak prowadzić teczkę personalną

Dokumentację układa się w porządku chronologicznym i aktualizuje na bieżąco, aby kolejne dokumenty z danego etapu zatrudnienia trafiały do właściwej części bez zaległości.

W aktach osobowych pracodawca przechowuje wyłącznie kopie lub odpisy składanych dokumentów, a nie ich oryginały. Teczki nie prowadzi się wspólnie dla kilku osób. Dokumentację należy założyć i przechowywać odrębnie dla każdego pracownika.

Prawidłowo prowadzone akta mają znaczenie dowodowe w sporach o roszczenia ze stosunku pracy.

Jak prowadzić teczkę personalną

Ewidencje i dokumenty towarzyszące

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymienia ewidencję czasu pracy zawierającą określone informacje, wnioski pracownika, dokumenty z nimi związane oraz zgody. Ewidencja czasu pracy jest więc jednym z elementów dokumentacji, który pracodawca musi prowadzić niezależnie od akt osobowych.

W karcie ewidencji należy wskazać nie tylko liczbę godzin przepracowanych w danym dniu (np. osiem), ale także rozkład tych godzin w dobie (np. od godz. 8 do 16). Sam dzienny wymiar czasu pracy nie wystarcza – potrzebne jest odzwierciedlenie, w jakich godzinach praca była świadczona.

Sama ewidencja nie wyczerpuje dokumentacji towarzyszącej. Pracownik potwierdza odebranie harmonogramu pracy. W praktyce działów kadr wiąże się to z comiesięczną obsługą tych potwierdzeń.

Papierowa czy elektroniczna forma dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma możliwość wyboru prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej albo papierowej. Decyzja o wyborze formy należy do pracodawcy.

Przejście z formy papierowej na elektroniczną następuje przez cyfrowe odwzorowanie (skany) oryginałów dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wybór formy elektronicznej oznacza, że pracodawca nie musi już przechowywać dokumentacji w postaci papierowej – nie jest konieczne utrzymywanie równolegle obu nośników.

Decyzja o formie ma wymiar kosztowy: koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej szacowano na ok. 130 mln zł rocznie (źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, za kadry.infor.pl). Elektroniczna forma dokumentacji wymaga jednak odpowiedniego oprogramowania spełniającego wymogi przepisów, m.in. w zakresie podpisu i bezpieczeństwa przechowywania danych.

Papierowa czy elektroniczna dokumentacja pracownicza?

Okresy przechowywania akt osobowych

Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt osobowych. Co do zasady dotyczy to pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

Sposób liczenia tego okresu wyjaśniło MRPiPS w stanowisku z 7 grudnia 2018 r., wskazując, że stosuje się w tym przypadku art. 112 Kodeksu cywilnego. W praktyce oznacza to, że gdy pracownik odszedł z pracy np. z dniem 31 stycznia 2019 r., 50-letni okres upłynie 31 stycznia 2069 r. Termin liczy się więc od dnia ustania zatrudnienia, a nie od końca roku kalendarzowego.

Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania akt osobowych skraca się do 10 lat. Wcześniej w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych na świecie 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych, podczas gdy w Finlandii wynosił on 10 lat, a w Danii – 5 lat.

Rozróżnienie okresów przechowywania nie dotyczy tylko akt osobowych – odrębnie liczy się je dla ewidencji czasu pracy.

Okresy przechowywania akt osobowych (w latach)

Okresy przechowywania ewidencji czasu pracy

Resort w stanowisku z 11 stycznia 2019 r. przyjął, że dla ewidencji czasu pracy okres przechowywania wynosi albo 10, albo 3 lata – w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Rozróżnienie zależy więc nie od tego, kiedy stosunek pracy ustał, lecz kiedy został nawiązany.

W przypadku stosunków pracy nawiązanych od stycznia 2019 r. ewidencji dotyczy ogólna zasada przechowywania dokumentacji wynikająca z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Ewidencja musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika, a po jego ustaniu jeszcze przez 10 lat kalendarzowych liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Jeżeli stosunek pracy nawiązano z pracownikiem przed 1 stycznia 2019 r., ewidencję można przechowywać jedynie przez okres 3 lat wynikający z terminu przedawnienia świadczeń pracowniczych określonego w art. 291 Kodeksu pracy. Krótszy termin wiąże się z tym, że po upływie okresu przedawnienia roszczeń pracowniczych dane z ewidencji nie są już potrzebne do ich dochodzenia.

Oba stanowiska resortu – z 7 grudnia 2018 r. w sprawie liczenia 50 lat i z 11 stycznia 2019 r. w sprawie ewidencji czasu pracy – zostały opublikowane w Dzienniku Gazecie Prawnej w dodatku Kadry i płace w dniu 31 stycznia 2019 r.

Okresy przechowywania ewidencji czasu pracy (w latach)

Kontrola PIP i praktyczne ryzyka

Nieoczekiwana kontrola Państwowej Inspekcji Pracy albo skarga pracownika lub kandydata może przynieść pracodawcy poważne konsekwencje – wysoką grzywnę lub nawet proces sądowy. Ryzyko wiąże się zarówno z samym brakiem wymaganej dokumentacji, jak i z jej nieprawidłowym prowadzeniem czy przechowywaniem.

Brak prawidłowo prowadzonych akt osobowych, niekompletnej ewidencji czasu pracy, wniosków pracownika, zgód czy potwierdzeń odbioru dokumentów utrudnia pracodawcy wykazanie faktów, gdy spór trafi do sądu.

Dokumentacja kadrowa podlega również odpowiedzialności wykroczeniowej.