Umowa z biurem rachunkowym: zakres, obowiązki i zakończenie współpracy

Umowa z biurem rachunkowym oczami przedsiębiorcy: co naprawdę się w niej ustala

Umowa o świadczenie usług powinna być podstawą współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym. Ustala wzajemne obowiązki stron, zakres usług biura i koszty obsługi.

W tych trzech obszarach umowa ustala konkretne rzeczy. Zakres usług: jakie czynności wykonuje biuro. Odpowiedzialność stron: kto i w jakim zakresie odpowiada za błędy. Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy: jak i kiedy kończy się współpraca.

Jej zawarcie nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności wobec urzędów: biuro odpowiada, ale na innej zasadzie niż przedsiębiorca.

Umowa dzieli zadania, nie przenosi na biuro odpowiedzialności publicznoprawnej za rozliczenia. Jest umową starannego działania, więc obowiązki trzeba opisać wprost — nie zakłada się praw i obowiązków, których w niej nie ma.

Umowa reguluje bieżące świadczenie usług oraz udostępnianie dokumentów i informacji o działalności w trakcie trwania współpracy i po rozwiązaniu. Powinna ustalać zwłaszcza trzy obszary: zakres usług, odpowiedzialność stron oraz zasady wypowiedzenia i rozwiązania umowy.

Staranne działanie, a nie gwarancja wyniku — charakter usług księgowych

Umowa o usługi księgowe jest umową starannego działania: strony zobowiązują się do określonych czynności, nie do konkretnego rezultatu podatkowego. Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych to umowa o świadczenie usług; Kodeks cywilny w art. 750 KC nakazuje stosować do niej przepisy o zleceniu.

Z charakteru zlecenia wynika, że umowa nie może zobowiązywać biura do personalnego podporządkowania ani wskazywać dokładnego czasu i miejsca wykonywania zadań. O tym, kiedy, gdzie i jak wykona usługę, decyduje zleceniobiorca.

Praca księgowego podlega terminom ustawowym; ich uchybienie może mieć skutki finansowe. Nie ma tu dowolności.

W klasycznym zleceniu wynagrodzenie wypłaca się co do zasady po wykonaniu zlecenia. W umowie o prowadzenie ksiąg częstsze jest rozliczanie w regularnych okresach, np. comiesięcznie. Umowa powinna precyzować, czy kwoty są netto (bez VAT) czy brutto (z VAT), jaka jest stawka podstawowa i stawka za prace dodatkowe oraz termin i sposób zapłaty.

Stawki ustala się indywidualnie. W jednej ze spraw sądowych za dodatkowe prace z dziedziny rachunkowości i finansów przyjęto wynagrodzenie 150 zł netto plus VAT za każdą godzinę, płatne w terminie do 7 dni od daty wystawienia faktury.

Usługa polega na starannym działaniu, więc nie należy domniemywać praw i obowiązków nieujętych wprost w umowie. Każde oczekiwanie wobec biura i zobowiązanie klienta trzeba zapisać w kontrakcie — inaczej trudno się na nie powołać.

Staranne działanie a gwarancja wyniku — co oznacza charakter umowy

Zakres usług: od prowadzenia ksiąg po przechowywanie dokumentacji

W obszarze zakresu usług umowa ustala, które czynności wykonuje biuro. Do zakresu obowiązków biura rachunkowego może należeć prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, ewidencja podatkowa i kadrowo-płacowa, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz przygotowywanie sprawozdań finansowych. Typowym elementem zakresu jest też przechowywanie dokumentacji.

W praktyce liczy się nie samo wyliczenie kategorii usług, lecz przypisanie każdej czynności do konkretnej strony umowy. Biuro może prowadzić księgi, ale dokumenty źródłowe dostarcza klient.

Część firm powierza dodatkowo kadry i płace, inne robią to same. Jeśli umowa nie rozstrzyga, kto odpowiada za dany etap obiegu dokumentów, obowiązki bywają domniemywane, co sprzyja sporom.

Przegląd kolejnych elementów zakresu pomaga wychwycić luki: czy biuro sporządza i wysyła deklaracje, czy tylko je przygotowuje; czy przygotowuje sprawozdanie finansowe, czy również je składa; gdzie i jak długo przechowuje dokumentację.

Zakres usług, który warto wpisać do umowy z biurem rachunkowym

Obowiązki przedsiębiorcy: dokumenty, informacje i decyzje

W obszarze odpowiedzialności stron umowa ustala obowiązki przedsiębiorcy. Przede wszystkim musi on terminowo udostępniać dokumenty księgowe i informacje o działalności gospodarczej. Postanowienia o tym powinny trafić do umowy — zarówno na czas współpracy, jak i po jej rozwiązaniu.

Drugi obszar to decyzje biznesowe należące do klienta: wybór formy opodatkowania, sposób rozliczania transakcji, organizacja działalności. Biuro może przygotować dane i wskazać konsekwencje, ale decyzja i odpowiedzialność za nią pozostają przy przedsiębiorcy.

Kierownik jednostki nie jest pracownikiem biura rachunkowego. Ustawa o rachunkowości w art. 3 definiuje go jako osobę lub organ, który faktycznie prowadzi sprawy podmiotu gospodarczego: w spółce z o.o. jest to zarząd, w spółce jawnej — wspólnicy, a w jednoosobowej działalności gospodarczej — właściciel.

Kierownik jednostki odpowiada za całość rachunkowości: prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych i przechowywanie dokumentów księgowych. Podpisuje sprawozdania i odpowiada za ich rzetelność.

To on odpowiada całym majątkiem za zobowiązania podatkowe, składki ZUS i poprawność ewidencji. Biuro rachunkowe może pomóc w wykonaniu tych obowiązków, ale w świetle ustawy ich nie przejmuje.

Kto za co odpowiada: kierownik jednostki a biuro rachunkowe

Kto odpowiada za błędy: biuro, księgowy czy klient?

W obszarze odpowiedzialności stron umowa ustala rozkład odpowiedzialności za błędy. Kary publicznoprawne nakłada się na podatnika, czyli klienta, nie na biuro. Biuro może natomiast odpowiadać cywilnie za szkodę z nienależytego wykonania umowy.

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe, nawet jeśli błędy powstały w wyniku działania biura rachunkowego. Przedsiębiorca może następnie dochodzić roszczeń od biura na podstawie umowy.

Podstawowym dokumentem regulującym odpowiedzialność stron jest umowa. Powinna jasno wskazywać, kto i w jakim zakresie odpowiada za ewentualne błędy; bez takich zapisów do odpowiedzialności może zostać pociągnięty przedsiębiorca.

Odpowiedzialność konkretnego księgowego zależy od formy działania. Jeśli pracuje na umowę o pracę, za błędy odpowiada pracodawca, czyli biuro rachunkowe. Jeśli prowadzi własne biuro księgowe, może odpowiadać całym majątkiem.

Przy rażących błędach nie można wykluczyć odpowiedzialności karnej — zwłaszcza gdy doszło do działania na szkodę klienta lub naruszenia przepisów skarbowych. Odpowiedzialność biura za błędy księgowe sprowadza się więc do odpowiedzialności kontraktowej i odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń. Wyróżnia się odpowiedzialność cywilną biura rachunkowego oraz odpowiedzialność karno-skarbową biura rachunkowego.

Odpowiedzialność za błędy: podatnik, biuro, księgowy

Ubezpieczenie OC i dochodzenie odszkodowania od biura

W obszarze odpowiedzialności stron umowa ustala też, czy biuro ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, i powinna zawierać dane potrzebne do dochodzenia odszkodowania — w szczególności numer polisy. Bez nich poszkodowany klient musi najpierw ustalić, gdzie i na jakich zasadach biuro jest ubezpieczone.

Warto sprawdzić, czy biuro ma ubezpieczenie OC. Umowa powinna zawierać informację o ubezpieczeniu działalności biura od odpowiedzialności cywilnej.

Umowa może też określać zasady i sposób partycypowania biura w wydatkach związanych z niewłaściwym i nierzetelnym rozliczeniem z organami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. Taki zapis z góry rozstrzyga, jak strony dzielą koszty błędnego rozliczenia, zamiast zostawiać to do negocjacji po zdarzeniu.

Zgodnie z art. 477 Kodeksu cywilnego biuro rachunkowe odpowiada za naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub wadliwego wykonania usługi. Klient może dochodzić odszkodowania w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.

W praktyce przedsiębiorca może żądać zwrotu poniesionych kosztów, np. kar podatkowych lub odsetek, jeśli udowodni, że błędy wynikły z działania lub zaniechania biura. Ciężar wykazania związku między błędem biura a szkodą spoczywa więc na kliencie.

Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy: porozumienie, termin, tryb natychmiastowy

W obszarze wypowiedzenia i rozwiązania umowa ustala tryby zakończenia współpracy. Umowę z biurem rachunkowym można rozwiązać na kilka sposobów. Kończy się wraz z terminem wskazanym w umowie albo zostaje wypowiedziana przez stronę z zachowaniem terminu wypowiedzenia. Można ją też zerwać w trybie natychmiastowym.

Wypowiedzenie może nastąpić także z winy kontrahenta; wtedy rozwiązanie umowy może być trudniejsze.

Przed upływem czasu, na jaki została zawarta, można ją rozwiązać za porozumieniem stron; ten tryb uchodzi za najbardziej ugodowy, bo wynika z polubownego załatwienia sprawy.

Podstawę prawną stanowi art. 750 Kodeksu cywilnego, który nakazuje stosować do umowy o prowadzenie ksiąg przepisy o zleceniu.

Do rozwiązania za porozumieniem stron może dojść w dowolnym momencie, ale konieczna jest zgoda obu stron. Zwykle poprzedzają je rozmowy, które kończą się porozumieniem o zakończeniu współpracy.

Umowa powinna określać prawa i obowiązki stron, możliwości rozwiązania stosunku zobowiązaniowego oraz ewentualne okresy wypowiedzenia, a także tryby, terminy i skutki wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Dla porównania regulamin jednego z serwisów obsługi księgowej przewiduje 2 miesiące wypowiedzenia dla prowadzenia ksiąg rachunkowych, z końcem miesiąca kalendarzowego.

Tryby zakończenia umowy z biurem rachunkowym

Co się dzieje po rozstaniu: dokumentacja, pełnomocnictwa i kontakty

Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy nie kończy wszystkich spraw.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza przechowywanie przez biuro wielu dokumentów klienta, dlatego zakończenie współpracy nakłada obowiązki na podatnika i na biuro. Najpierw dokumentacja: strony muszą ustalić, czy biuro ją przekazuje, czy nadal przechowuje, a jeśli przechowuje — na jakich zasadach.

Wiąże się z tym zmiana adresu przechowywania dokumentacji rachunkowej, który po zakończeniu umowy należy zaktualizować. O miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych powiadamia się właściwy urząd skarbowy w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

Umocowania do urzędu skarbowego i ZUS udzielone biuru trzeba odwołać lub zmienić, aby po rozstaniu dokumenty i korespondencja trafiały do właściwego podmiotu, a były księgowy nie występował jako pełnomocnik. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie do urzędu skarbowego udziela się na formularzu UPL-1, a zawiadomienie o jego zmianie lub odwołaniu składa się na formularzu OPL-1.

Strony mogą potrzebować kontaktu po rozwiązaniu umowy w sprawie dokumentacji, wyjaśnień do złożonych rozliczeń lub korekt; zakres i zasady tych kontaktów powinna określać umowa. Do tego dochodzi rozliczenie końcowe: wynagrodzenie za usługi wykonane do dnia zakończenia współpracy oraz zwrot lub rozliczenie dokumentów.

Po zakończeniu współpracy — co załatwić krok po kroku

Praktyczna lista kontrolna przed podpisaniem i przy rozstaniu

Lista kontrolna obejmuje trzy obszary: zakres usług, odpowiedzialność stron oraz wypowiedzenie i rozwiązanie umowy.

Przed podpisaniem umowy sprawdź szczegółowy zakres usług: prowadzenie ksiąg rachunkowych albo księgi przychodów i rozchodów, ewidencje podatkowe i kadrowo-płacowe, sporządzanie deklaracji, przygotowywanie sprawozdań finansowych, przechowywanie dokumentacji.

Sprawdź, czy każda czynność jest przypisana do biura albo do klienta.

Sprawdź zapisy o wynagrodzeniu: czy kwoty są netto (bez VAT) czy brutto (z VAT), jaka jest stawka podstawowa i stawka za prace dodatkowe oraz termin i sposób zapłaty.

Ustal, czy umowa jasno wskazuje, kto i w jakim zakresie odpowiada za ewentualne błędy — brak takiego zapisu działa na niekorzyść przedsiębiorcy.

Na końcu sprawdź, czy umowa nazywa trzy obszary: zakres usług, odpowiedzialność stron i zasady wypowiedzenia oraz rozwiązania umowy.

Zapytaj o ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i zadbaj, by umowa zawierała dane do dochodzenia odszkodowania, zwłaszcza numer polisy. Sprawdź też, czy kontrakt określa zasady partycypowania biura w wydatkach związanych z niewłaściwym i nierzetelnym rozliczeniem z organami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Uzgodnij zasady udostępniania dokumentów księgowych i informacji o działalności — w trakcie umowy i po jej rozwiązaniu.

Zwróć uwagę na okres wypowiedzenia i pozostałe tryby zakończenia współpracy: upływ terminu, porozumienie stron i zerwanie w trybie natychmiastowym, wraz z ich skutkami. Sprawdź, czy okres wypowiedzenia jest wprost podany, kiedy się kończy i czy umowa precyzuje sposób jego ustalenia.

Pamiętaj, że podstawą tych trybów jest art. 750 KC. Przy rozstaniu pilnuj trzech rzeczy: przekazania lub dalszego przechowywania dokumentacji i aktualizacji adresu jej przechowywania; odwołania lub zmiany pełnomocnictw do urzędu skarbowego (formularz UPL-1, odwołanie OPL-1) i ZUS; rozliczenia końcowego wynagrodzenia i ustalenia zasad kontaktów po rozwiązaniu umowy.

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym