Wymogi dla biura rachunkowego: ubezpieczenie OC i obowiązki

Kiedy OC biura rachunkowego jest obowiązkowe i jakie są skutki braku polisy?

Obowiązek OC dotyczy przedsiębiorców świadczących usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Umowę trzeba zawrzeć najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie tych usług.

Podstawa obowiązku: rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. Obowiązek potwierdzają też przepisy ustawy o rachunkowości.

Każde biuro prowadzące usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych musi zawrzeć umowę ubezpieczenia OC, zanim zacznie świadczyć usługi. Posiadanie aktywnego ubezpieczenia jest warunkiem legalnego prowadzenia takiej działalności.

Ubezpieczeniem OC należy się zainteresować jeszcze przed zarejestrowaniem działalności.

Brak polisy grozi karą finansową lub grzywną. Biuro ponosi też skutki finansowe zaniechania lub działania, które wyrządziło szkodę klientowi.

Ubezpieczenie chroni przed odpowiedzialnością cywilną za szkody wynikłe wskutek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pokrywa odszkodowania dla klientów oraz koszty sądowe i prawne.

OC obejmuje odpowiedzialność cywilną przedsiębiorców za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z prowadzoną działalnością.

Bez polisy odszkodowania, kary i inne zadośćuczynienia obciążają biuro. Zapłata może wymagać sięgnięcia do jego majątku.

Wymogi obowiązkowego ubezpieczenia OC dla biur rachunkowych

KPiR, kadry i deklaracje – kiedy OC nie jest wymagane?

OC nie jest wymagane od biur prowadzących tylko podatkową księgę przychodów i rozchodów, wyłącznie obsługę kadrowo-płacową albo wypełniających deklaracje podatkowe. Warunek: brak uprawnień, np. doradcy podatkowego.

Zwolnienie nie usuwa ryzyka.

U pośrednika iExpert.pl dostępna jest dobrowolna polisa OC. Może chronić przed roszczeniami związanymi z prowadzoną obsługą.

Wszystkie pozostałe biura rachunkowe muszą zawrzeć polisę przed rozpoczęciem działalności. Chodzi o biura, które nie korzystają ze zwolnienia z obowiązkowego OC.

Zwolnienia z obowiązkowego OC – zalety i ryzyka

Suma gwarancyjna, zakres ochrony i wyłączenia

Minimalna suma gwarancyjna obowiązkowego OC biur rachunkowych to 10 000 euro. Tak stanowi rozporządzenie Ministra Finansów.

W praktyce wiele biur wybiera znacznie wyższe sumy, by lepiej zabezpieczyć się przed roszczeniami. Zakres podstawowy obejmuje odpowiedzialność cywilną za szkody wynikłe wskutek prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz koszty sądowe i prawne.

Limit 10 000 euro dotyczy jednego zdarzenia objętego umową. Sumę gwarancyjną przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku zawarcia umowy OC.

Podstawowa polisa nie obejmuje sporządzania deklaracji, KPiR, obsługi kadrowo-płacowej ani czynności związanych z KSeF.

Poza ochroną pozostają szkody z błędów w przetwarzaniu danych osobowych i szkody polegające na zapłacie kar umownych.

OC nie pokryje strat związanych z ogółem działań kadrowo-płacowych, w tym obliczania składek ZUS, wynagrodzeń czy kwestii podatkowych.

Zakres można rozszerzyć m.in. o kadry i płace oraz czynności podatkowe, czyli KPiR i składanie deklaracji. Rozszerzenie KSeF pokrywa błędy w przygotowywaniu i wystawianiu faktur.

U pośrednika iExpert.pl składka za OC biura startuje od 307 zł za rok ochrony. Rozszerzenie KSeF to od 27 zł dodatkowej składki w PZU. Biura mogą wybierać spośród PZU i UNIQA.

Umowę OC można zawrzeć na 12 miesięcy. Składkę można rozłożyć na raty bez dodatkowych kosztów.

Ubezpieczyciele rezygnują z prawa do regresu, gdy szkoda wynika z rażącego niedbalstwa. Ochronę można poszerzyć o dodatkowe ryzyka, np. OC z tytułu prowadzenia ksiąg podatkowych lub doradztwa podatkowego.

Zakres ochrony w standardowej i rozszerzonej polisie OC

Kto może prowadzić biuro rachunkowe – wymogi personalne

Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych. Nie mogą być karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe ani za czyn z rozdziału 9 ustawy o rachunkowości.

Usługi mogą też świadczyć osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Po deregulacji prowadzenie biura rachunkowego jest znacznie prostsze; ustawodawca przewiduje w zasadzie tylko określone warunki formalne.

Właściciel biura rachunkowego musi mieć pełną zdolność do czynności cywilnoprawnych i nie może być karany. Ten sam wymóg dotyczy pracowników biura.

Kroki przed rozpoczęciem działalności biura rachunkowego

Obowiązki AML w biurze rachunkowym

Biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi AML. Podmioty świadczące usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych trafiły na listę instytucji obowiązanych nowelizacją z 25 czerwca 2009 r.

Oznacza to obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Informacje o podejrzanych transakcjach biuro przekazuje Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF).

Niedopełnienie obowiązku przekazania GIIF zawiadomienia o podejrzanej transakcji zagrożone jest karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Odpowiedzialność ponosi osoba działająca w imieniu lub na rzecz instytucji obowiązanej.

Nowelizacja z 25 czerwca 2009 r. to ustawa z dnia 25 czerwca 2009 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 166, poz. 1317).

Weszła w życie 22 października 2009 r. Rozszerzyła listę instytucji obowiązanych m.in. na podmioty prowadzące usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Ustawa z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2010 r. nr 46, poz. 276) określa szczegółowe zasady oraz tryb przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Określa też obowiązki podmiotów uczestniczących w obrocie finansowym w zakresie gromadzenia i przekazywania informacji.

Do obowiązków AML należy wprowadzenie pisemnej procedury wewnętrznej. Należy także wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Przepisy dotyczące AML dla biur rachunkowych – kluczowe daty

Umowa z klientem a granice odpowiedzialności biura

Umowa z klientem powinna jasno określać zakres świadczonych usług, obowiązki i zasady współpracy obu stron. Przedsiębiorca wybierający biuro rachunkowe powinien zwrócić szczególną uwagę na zapisy umowy. W razie błędów roszczenia będzie mógł dochodzić głównie na jej podstawie.

Biuro rachunkowe odpowiada za prawidłowe wykonywanie obowiązków, w tym za prowadzenie ksiąg zgodnie z prawem i zapisami umowy.

Może odpowiadać m.in. za nieprawidłową klasyfikację transakcji gospodarczych, błędne obliczanie podatków (np. VAT, CIT, PIT), sporządzanie niezgodnych z rzeczywistością sprawozdań finansowych oraz niedopełnienie obowiązków z przepisów o rachunkowości.

Podpisanie umowy nie zwalnia klienta z odpowiedzialności za poprawne rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS.

Umowa z biurem rachunkowym jest umową o dochowaniu staranności przez obie strony. Biuro jako zleceniobiorca zobowiązuje się do pewnych czynności, ale przedsiębiorca również ma swoje obowiązki.

Odpowiedzialność biur rachunkowych występuje na dwóch płaszczyznach prawnych: odpowiedzialność cywilna oraz odpowiedzialność karna. Odpowiedzialność cywilna to niewywiązanie się z umowy z klientem poprzez błędne i nienależyte wykonywanie obowiązków.

Do obowiązków biura należy także gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości. Czynności te należą do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Działalność biura rachunkowego obejmuje okresowe określanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W jej ramach prowadzi się księgi rachunkowe na podstawie dowodów księgowych oraz gromadzi i przechowuje dowody księgowe i dokumentację przewidzianą ustawą o rachunkowości.

Do usług należy również prowadzenie sprawozdań finansowych, wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego.

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych